Így szervezheted meg a tökéletes rendezvényt

Ajánlatkérés


Kedves Vendégünk! Amennyiben nagy létszámú foglalást szeretnél leadni éttermünkbe, kérjük, keresd üzletvezetőnket az alábbi telefonszámon a részletek egyeztetése érdekében!
+36-30-869-kattints

Hogyan szervezzünk meg egy rendezvényt – tippek szakértőktől

Esküvői porté készítése - különleges, egyedi ajándék

Esküvői portréfestés – egy egyedi, különleges emlék

Egy egyedi, különleges emléket szeretnél? Mit szólnál egy esküvői...

Tovább
A leghasznosabb esküvőszervezési tippek menyasszonyoknak

A leghasznosabb esküvőszervezési tippek menyasszonyoknak

Az esküvők életünk egyik legkülönlegesebb napja, így nem meglepő, ha...

Tovább
20 gyönyörű esküvői meghívó idézet

20 gyönyörű esküvői meghívó idézet

Az esküvőszervezés első lépései között szerepel a meghívandók...

Tovább

Akár az első eseményedről van szó, akár a századikról, a szervezés egy stresszes feladat. Szerencsére van szervezési tipp és tanács, ami megkönnyítheti a munkádat. Használd azt az eseménytervezési folyamat bármely pontját, hogy csökkents a stresszt, és meggyőződj arról, hogy nem felejtesz el egyetlen fontos részletet sem. 

Így szervezheted meg a tökéletes rendezvényt

Bár nem tudjuk azonosítani az összes olyan részletet, amelyre gondolnunk kell, mivel nagy része attól függ, hogy milyen típusú eseményről van szó, javasolhatunk néhány olyan szervezési tippet, amelyek fontosak minden esemény esetében. Reméljük, hogy a következő kiindulási pontok segíteni fognak az a rendezvényszervezésben! Egy könnyen használható ellenőrző listát is összeállítottunk, így biztos, hogy egy fontos lépés sem marad ki a szervezés során.

 

Lépések egy sikeres rendezvény megszervezéséhez

1. Határozd meg az esemény célját  

Az első lépés egy kézzelfogható cél létrehozása. (pl. miért szervezed ezt az eseményt, és mit vársz el tőle? Ha a tervezés előtt megismered az esemény kulcsfontosságú céljait, minden adott lesz ahhoz, hogy a rendezvény sikeres legyen. Vesd papírra a gondolataidat a célok meghatározásánál, lehetőleg minél szebb formában írd vagy nyomtasd ki, majd a végeredményt tedd egy olyan helyre, ahol minden nap látod. Ez segít abban, hogy a céljaid folyamatosan fókuszban legyenek.

 

2. Készíts egy listát a kiválasztott helyszínek adottságairól

Először is készíts egy táblázatot és jegyezd fel az összes helyi helyszínt, amiről úgy gondolod, hogy megfelelő lehet az esemény számára. Most, hogy egy kicsit leszűkíthesd a listát, add hozzá mindegyikhez az alábbi oszlopokat:

 

Költségek: Mennyibe kerül a helyszín? Milyen díjakat számolnak fel az esetleges extra szolgáltatásokért?

 

Elhelyezkedés: Mennyire könnyű a résztvevőknek megtalálni és elérni a helyszínt? Milyen környezetben helyezkedik el az adott helyszín?

 

Szolgáltatás: Egyes helyszínek saját bárral vagy konyhával rendelkeznek. Szeretnéd kihasználni ezt? Ha a rendezvényed zenei előadást vagy beszédet is tartalmaz: Hogyan működik az akusztika és van-e hangfelszerelés? Mi a helyzet a parkolási lehetőségekkel?

 

A hangulat: Néhány helyszín egyszerűen nem alkalmas bizonyos eseményekre. Nem lenne jó választás egy koncert egy szállodai konferenciateremben, igaz?

 

Kapacitás: Hány vendég vesz részt az eseményen? Ellenőrizd a helyszín maximális kapacitását és a korlátozásokat, hogy megbizonyosodj arról, hogy nem túl szűkös a helyszín vagy túl tágas.

 

3. Készíts részletes költségvetést

Mivel az anyagi keretek egy rendezvényszervezés esetén végesek, a költségvetés elengedhetetlen feltétele a kiadások prioritásának meghatározásához. Ki kell kitalálnod, hogy mennyit fektethetsz a promócióba, és eldöntheted, hogy mi az az összeg, amit a dekorációra szánsz. Ismét érdemes egy táblázatot készíteni, és a következő mezőket felvinni:

Tétel: a megvásárolni kívánt eszköz, szolgáltatás neve  

Leírás: néhány további részlet a költségről

Eladó: aki a szolgáltatást kínálja 

Becsült költség: a szolgáltatás adott költsége

Tényleges költség: miután az ajánlatkérés megtörtént és a további információkról tájékoztatott a szolgáltató, ez segít ellenőrizni, hogy a költségvetésen belül maradj

 

Később hozzáadhatsz további mezőket a jegyzetekhez és egyéb részletekhez, de az alapok itt kezdődnek. Míg a végső lista az eseménytől függ, itt van néhány tipikus elem, amire a legtöbb rendezvénytípus esetében szükség lesz:

 

  • Vendéglátás
  • Helyszín
  • Meghívó
  • Köszönőajándékok
  • Szórakozás
  • Szállítás

 

4. Határozd meg a dátumot

Ez egy nagyon fontos lépése a szervezésnek, hiszen ez segít a határidők meghatározásában a tevékenységek tervezésében. Minél hamarabb elkezdi megtervezni az eseményt, annál nagyobb esélye van arra, hogy a kívánt helyszín szabad legyen az adott időpontban, és az esemény promóciója sikeres legyen.

 

Az esemény dátuma kiválasztásakor ezeket kell figyelembe venned:

Főbb ünnepek: A főbb ünnepeket, mint a nemzeti ünnepek, a karácsony, a húsvét, érdemes figyelembe venni az esemény dátumának kiválasztásakor, hiszen gondoljunk csak bele, hogy mennyi kellemetlenséget okozhat a résztvevők számára, illetve valószínű, hogy kevesebben vesznek részt az eseményen, ha az egy ünnep közelében kerül megrendezésre.

 

Egyéb események: Keress rá a Google-ben a nagy helyi eseményekre. Létezik-e olyan fesztivál, amelyen inkább részt vennének a potenciális vendégek rendezvény helyett? Van egy nagy sportverseny a kiválasztott helyszín közelében, ami akadályozhatja a helyszínhez való hozzáférést?

Miután kiválasztottad a dátumot, jelöld meg világosan a naptárban! Fontold meg a kinyomtatását, és függeszd fel a motivációs mondatod mellé.

 

5. Képzeld el a rendezvény menetét

Képzeld el a tökéletes napot, ahol minden úgy történik, ahogy szeretnéd. Csinálj egyfajta mentális bejárást a napról, hogy hogyan képzelted el. Mi a napirend? Milyen a légkör? Vannak előadások, beszédek, szórakoztató tevékenységek, ételek és italok?

Ha ez segít, készíts egy részletes menetrendet, például így:

7:00 Vendéglátó személyzet érkezése

7:30 A helyszín berendezése

8:30 Ajtónyitás a vendégek számára

...stb


Rendezvényhelyszínek Budapesten

Kapcsolat

Kedves érdeklődőnk! Szeretnénk felhívni a figyelmed, hogy az alábbi form kitöltése kapcsolatfelvételre szolgál, ajánlatkérést itt nem áll módunkban fogadni. Köszönjük megértésed!




Hírlevél

Értesülj első kézből a Tópart Budapest legfrissenbb híreiről! Iratkozz fel hírlevelünkre még ma!





Érdekességek




VÁROSLIGET RENDEZVÉNY

2019